Att arrangera en konferens kräver en hel del planering. Naturligtvis de där fundamentala sakerna som vad den skall handla om, vilka som skall närvara, vilken som skall hålla i den och då tid samt lokalen den skall hållas i. Sedan kommer vi till den inte helt oväsentliga frågan som rör placeringen i lokalen och därmed de konferensmöbler som skall finnas. Om man skall vara riktigt effektiv så bör man se till att man väljer möbler med en vis flexibilitet. Det vill säga möbler som kan formeras i lite olika sittningar, som i en skolsittning, för grupparbeten, diskussionsgrupper. Dessutom bör ju stolar och då bord samt andra attiraljer vara anpassade till varandra. Med anpassade då i syfte på färg och materialval.